Wajib Diatasi, Mari Lihat 10 Kesalahan Umum Saat Manajemen Bahan Baku di Restoran!

Manajemen inventori atau bahan baku di restoran adalah salah satu kunci dalam menjaga performa restoran tetap konsisten dari satu hari ke hari berikutnya. Namun, kegiatan ini seringkali diliputi oleh berbagai kesalahan yang acapkali diabaikan hingga bahkan digampangkan. Padahal, jika dibiarkan terus-menerus, manajemen inventori yang buruk akan jadi bom waktu yang akan meledak suatu saat nanti.

Maka dari itu, kini kami merangkum 10 kesalahan umum saat manajemen bahan baku di restoran yang sebaiknya segera kamu atasi sebelum menjadi beban yang berlebih untuk restoran kamu!

1. Jadwal yang Nggak Teratur

Ketidakteraturan jadwal kelola bahan baku atau inventori hanya akan menghasilkan laporan inventori yang juga berantakan dan nggak teratur. Restoran kamu nggak akan punya angka pasti dan detil tentang tingkat penggunaan, COGS, atau turnover dari persediaan bahan baku restoran kamu.

Selain itu, kamu harus memahami bahwa setiap bahan baku ada yang sifatnya cepat digunakan dan juga cepat kadaluarsa. Oleh karenanya, pengelolaan dan pengecekan yang lebih rutin diperlukan untuk bahan baku yang cepat digunakan dan kadaluarsa. Untuk bahan baku yang tahan lama atau dibeli secara grosir, kamu bisa lakukan pengecekan setiap beberapa hari sekali.

2. Serba Manual

Wah, hari gini masih pakai spreadsheets atau bahkan kertas dan pulpen? Sudah saatnya kamu berhenti memakai semua itu ya! Sekarang ini, sudah ada banyak aplikasi dan sistem yang memungkinkan kamu untuk mengelola dan memeriksa bahan baku dengan akurat.

Salah satunya, ya Trofi! Dengan Trofi, manajemen inventori atau bahan baku kamu serba otomatis dan akurat. Nggak perlu lagi deh cek inventori berulangkali!

3. Nggak Pakai Metode FIFO

Menggunakan FIFO (First In First Out) adalah solusi terbaik ketika menghadapi bahan baku yang hampir kadaluarsa atau sudah lama nggak terpakai namun masih segar dan layak dipakai. Kalau kamu memiliki beragam bahan baku yang cepat kadaluarsa, metode FIFO wajib kamu terapkan. Selain mempercepat perputaran inventori, FIFO memungkinkan restoran kamu mengurangi sampah makanan.

4. Nggak Punya Staf Khusus Inventori

Dalam dunia bisnis kuliner, ada istilah yang disebut "beda tangan, beda rasa". Meski hal ini biasanya diungkapkan ketika akan menikmati sajian makanan, tapi istilah ini juga cocok untuk digunakan saat manajemen bahan baku. Ketika manajemen bahan baku dilakukan oleh staf yang berbeda, besar kemungkinan hasil yang diperoleh akan berbeda-beda. Alhasil laporan bahan baku pun bisa-bisa berantakan.

Oleh karena itu, pastikan kamu punya beberapa staf yang kamu pilih secara khusus untuk manajemen bahan baku sehingga nggak ada perbedaan yang begitu jauh dalam laporan bahan baku yang dibuat. 

5. Terlalu Banyak Membuang Bahan Baku

Membuang bahan baku nggak hanya buruk buat lingkungan, tapi juga bisa berdampak buruk buat finansial dan performa restoran kamu. Untuk setiap bahan baku, kamu tentunya perlu mengeluarkan sejumlah uang untuk membelinya. Ketika nggak terpakai sama sekali dan malah terbuang, maka bisa dikatakan kalau restoran kamu boros pengeluaran.

Maka dari itu, perlu adanya pencatatan untuk menghitung dan melacak jumlah bahan baku yang terbuang. Dengan mengetahui jumlah bahan baku yang terbuang, maka kamu bisa mengambil keputusan dan mengetahui apa yang harus dilakukan demi meminimalisir sampah makanan dan menghemat pengeluaran untuk persediaan bahan baku ke depannya.

6. Minim Pelatihan

Katakanlah kamu sudah punya staf yang dipilih untuk manajemen inventori atau bahan baku. Katakanlah kamu juga sudah atur jadwal rutin untuk kegiatan tersebut.

Tapi, kamu lupa untuk melatih mereka. Ya tentu saja, sia-sia.

Pelatihan untuk manajemen inventori perlu dimulai dari bagaimana setiap staf perlu mencatat kesalahan yang terjadi, menghitung setiap makanan yang kadaluarsa atau hampir kadaluarsa, dan menghitung setiap bahan makanan yang terpakai. Kalau kamu memang menggunakan aplikasi manajemen inventori, ajarkan mereka untuk menggunakan aplikasi tersebut dan penggunaan berbagai fiturnya.

7. Nggak Melacak Penjualan Harian

Sudah menghitung dan merekap laporan inventori tapi nggak melacak penjualan harian? Wah, tentu saja gawat!

Tanpa adanya laporan penjualan, laporan inventori terasa seperti ada yang kurang. Laporan penjualan harian memungkinkan kamu untuk menyesuaikan pembelian dan penggunaan bahan baku di momen yang akan mendatang. Kamu pun jadi bisa mengatur menu yang populer dan kurang populer dengan mengetahui laporan penjualan dan laporan inventori yang tersedia

8. Nggak Belajar dari Masa Lalu

Kunci terbaik untuk menghadapi masa depan adalah dengan belajar dari masa lalu. Hal ini nggak hanya berlaku untuk bisnis dan kehidupan sehari-hari, tetapi juga untuk kegiatan spesifik seperti manajemen inventori.

Laporan inventori memungkinkan kamu untuk mengambil keputusan dan merencanakan strategi khusus untuk menghadapi masa depan. Ketika dulu kamu sering membuang bahan makanan, maka laporan inventori membantu kamu untuk meminimalisir sampah makanan di restoran kamu. Ketika dulu kamu nggak tahu mana persediaan yang paling sering dipakai, laporan inventori membantu kamu untuk mengetahui semuanya dengan jelas.

Belajar dari kesalahan masa lalu saat manajemen inventori adalah kunci memastikan keamanan inventori restoran kamu di masa depan.

9. Persediaan Cadangan Sama untuk Semua Bahan Baku

Nggak semua bahan baku bisa diperlakukan sama. Setiap bahan baku memiliki jenis yang berbeda dengan karakteristik dan tingkat ketahanan yang berbeda-beda juga. Maka dari itu, kamu nggak bisa menyamaratakan jumlah persediaan cadangan untuk setiap bahan baku yang ada di restoran kamu.

Pahami dahulu jenis bahan baku di restoran kamu, baru tetapkan jumlah persediaan cadangan untuk bahan baku tersebut.

10. Nggak Membatasi Storage

Gudang dengan kapasitas yang besar tentunya bikin persediaan di gudang jadi bertambah banyak. Meski terdengar baik buat ketersediaan bahan baku, tapi ada sisi buruk yang mesti kamu pahami.

Gudang dengan kapasitas besar terkadang malah bisa membebani kamu karena jumlah persediaan yang begitu besar yang nggak sesuai dengan kapasitas bisnis kamu. Oleh karenanya penting bagi kamu untuk menyesuaikan kapasitas gudang dengan kemampuan kamu menangani jumlah persediaan yang ada. Dengan begitu, operasional gudang kamu pun jadi lebih efisien dan manajemen inventori atau bahan baku jadi lebih mudah.

10 kesalahan tadi adalah kesalahan yang umum terjadi saat kamu mengelola dan memeriksa persediaan bahan baku. Kamu mungkin masih akan melakukan beberapa kesalahan di atas. Itu nggak jadi masalah. Yang terpenting adalah kamu bisa belajar dari kesalahan-kesalahan tersebut dan meningkatkan manajemen inventori kamu di masa depan.