Panduan Sederhana Membuat SOP untuk Operasional Restoran Kamu

Beberapa waktu yang lalu, kamu sudah memahami berbagai jenis SOP yang perlu ada di restoran kamu. Sekarang, kamu akan belajar lebih detail mengenai bagaimana membuat SOP yang diperlukan saat menjalankan operasional kamu.

Berikut ini adalah panduan sederhana dalam membuat SOP untuk 5 aspek paling penting dalam operasional restoran kamu.

Panduan Sederhana Membuat SOP untuk Operasional Restoran Kamu

1. Informasi Job Description dan Peran Staf

Kita akan mulai dulu dengan aspek yang paling dasar, yakni tugas, tanggung jawab, dan peran setiap staf di restoran kamu.

Setiap staf tentunya memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Keduanya mesti kamu jabarkan dengan detail agar kamu bisa memahami pekerjaan setiap staf lebih mudah. Kedua hal ini juga yang akan membantu kamu ketika kamu ingin mengumumkan lowongan pekerjaan.

Usahakan untuk selalu detail dalam menjelaskan job description dan peran setiap staf agar silang tanggung jawab nggak terjadi, memungkinkan minimnya konflik antarstaf saat mereka bekerja.

2. Seragam dan Penampilan

First impression akan sangat berperan dalam mebentuk pandangan seorang pelanggan terhadap restoranmu. Salah satu aspek yang menentukan first impression adalah penampilan.

Penampilan di sini bukan hanya tentang penampilan atau estetika restoranmu saja, melainkan kamu sebagai pemilik restoran dan juga setiap staf kamu.

Dalam membuat prosedur mengenai aspek yang satu ini, kamu perlu memperhatikan betul mengenai employee grooming atau aktivitas pegawai dalam merawat dan menjaga kebersihan diri sendiri. Hal-hal seperti seragam, kerapian rambut dan pakaian, aroma tubuh, sampai make up juga perlu diperhitungkan.

3. Prosedur Opening dan Closing Restoran

Dalam menjalani restoran, selain aktivitas operasional, terdapat dua bagian yang harus dikelola saat menjalankan usaha restoranmu, yakni opening dan closing restoran.

Mari kita melirik opening sejenak. Dalam opening, sebaiknya kamu membuat ceklis yang detail mengenai apa saja aktivitas dan peralatan yang harus dikelola saat akan membuka restoran. Beberapa kegiatan berikut ini umum dijalani saat mengelola opening restoran:

- Memeriksa dan memastikan kesiapan peralatan masak

- Membersihkan peralatan masak

- Memeriksa apabila ada bahan baku yang hampir kadaluarsa / sudah kadaluarsa.

- Memotong berbagai bahan baku yang diperlukan

- Mengisi bahan baku yang hampir habis sesuai wadahnya

- Membersihkan lantai, kaca, alat makan, dan tempat duduk

- Menyiapkan uang kas dan mesin kasir yang diperlukan untuk transaksi

Selanjutnya, pertimbangkan juga bagian closing restoranmu. Sama seperti saat opening, bagian closing juga perlu dibuatkan ceklis yang detail sehingga nggak ada satupun yang terlewatkan. Beberapa kegiatan berikut jadi kegiatan yang umum dalam closing restoran:

- Membersihkan dan menempatkan peralatan masak sesuai tempatnya masing-masing

- Melakukan stock opname untuk mengetahui sisa bahan baku

- Membersihkan lantai, kaca, tempat duduk, dan alat makan

- Merapikan tempat duduk

- Melakukan rekap transaksi dan kas

- Mematikan listrik, air, dan peralatan elektronik di restoran

Kunci dalam membuat prosedur opening dan closing adalah mengetahui apa yang butuh dilakukan saat akan memulai operasional dan apa saja yang perlu dilakukan sebelum operasional selesai dan dimulai kembali di hari berikutnya.

Bila prosedur opening jelas dan informatif, proses operasional dijamin akan jauh lebih mudah, dan bila prosedur closing juga sama jelasnya, kamu bisa lebih mudah dan nyaman melakukan opening di hari berikutnya.

4. Pelayanan Pelanggan

Pelayanan pelanggan jelas menjadi salah satu prosedur yang paling penting dari semua prosedur yang ada karena pada dasarnya, pelayanan adalah nyawa dari sebuah restoran (Selain makanan itu sendiri). 

Tata cara pelayanan di dalam restoran terbagi atas beberapa aspek, yakni penyambutan pelanggan, komunikasi, pencatatan pesanan, penawaran produk, pengantaran pesanan, sampai dengan bagaimana menangani komplain dan mengapresiasi pelanggan.

Mengawali service dengan menyambut pelanggan, staf kamu harus menggunakan kata-kata yang sopan dan hangat. Jangan terlalu banyak basa-basi dan segera arahkan pelanggan ke tempat duduk yang tersedia.

Selanjutnya, segera berikan buku menu dan berikan waktu buat mereka untuk membaca menu terlebih dahulu. Bila mereka sudah siap memesan, segera siapkan catatan atau POS untuk mencatat pesanan mereka. Bila mereka bingung dengan menu kamu, jelaskan dan sampaikan jawaban yang detail dan informatif. Selain itu, kamu juga bisa menyarankan menu yang sesuai dengan selera mereka.

Tibalah saatnya ketika pesanan mereka sudah jadi. Staf kamu perlu mengantarnya dengan kehati-hatian dan ketelitian. Jangan sampai ada kotoran atau benda asing di dalam alat makan dan piring. Sajikan dengan senyuman dan interaksi kecil kepada pelanggan.

Tidak lupa, komplain juga mesti jadi hal yang kamu perhatikan. Siapkan prosedur dan latih para staf kamu untuk melayani komplain dan keluhan pelanggan. Seperti apapun sikap dan perilaku seorang pelanggan, staf kamu harus tetap tenang, aktif mendengarkan, dan mampu memberi solusi yang memuaskan mereka.

Sampai pada akhirnya, ketika pelanggan meninggalkan restoran, kamu bisa memberikan gestur kecil yang sopan dan kata-kata yang hangat agar mereka terkesan terhadap restoranmu.

5. Operasional Dapur

Aspek terakhir yang tentu saja nggak boleh kamu lupakan adalah proses operasional di dapurmu.

Aspek operasional di dapur bukan hanya meliputi resep dan quality control atas rasa dan bahan baku, tetapi juga mengenai standar kesehatan dan keamanan saat operasional.

Berkaitan dengan kesehatan, kamu perlu menyiapkan prosedur yang mendorong staf kamu untuk selalu memperhatikan kesegaran dan kelayakan bahan baku dan alat masak yang dipakai. Bila ada yang sudah kadaluarsa atau rusak, berhentilah gunakan keduanya.

Di samping itu, staf kamu juga perlu diajak memakai masker, sarung tangan, dan celemek sehingga mengurangi penyebaran kotoran dan kontaminasi terhadap alat makan, alat masak, dan bahan baku.

Sementara itu, berkaitan dengan keamanan, kamu mesti memperhatikan kondisi dari berbagai peralatan masak yang ada di dapurmu. Bila ada yang rusak, jangan segan-segan untuk segera menggantinya. Ajarkan juga setiap staf kamu untuk memahami prosedur penggunaan setiap peralatan agar mereka nggak bekerja asal-asalan yang berpotensi membahayakan diri mereka.

Hal terakhir yang perlu kamu ingat tentunya adalah penyiagaan peralatan keamanan. Peralatan sesederhana alat pemadam api ringan sampai prosedur evakuasi perlu dipersiapkan dengan matang bila kondisi darurat sewaktu-waktu terjadi.

Kesimpulan

Itulah tadi panduan sederhana yang kamu perlu buat dan persiapkan saat akan membuat SOP untuk operasional restoranmu.

Kunci dalam proses pembuatan SOP ini adalah detail. Usahakan membuatnya dengan detail namun nggak terlalu berbelit-belit sehingga staf kamu mudah memahami dan menerapkannya selama bekerja.